EHG opticonsulting FAQ

Ausgangssituation:
Sie haben eine Rechnung an einen Kunden erstellt, gedruckt und versendet.
Später wollen Sie einen Teil dieser Rechnung gutschreiben.

Verfahren:
Das Verfahren geht auf die Möglichkeit zurück, Rechnungsdaten abweichend von Lohndaten zu erfassen.
Um auf diesem Wege eine Gutschrift zu erstellen, ist wie folgt vorzugehen:

1. Öffnen Sie die Stundenerfassung für denjenigen Mitarbeiter und die Woche, für die die Gutschrift erstellt werden soll. Das ist i.d.R. die Woche, für die zuvor die Rechnung erstellt wurde.
2. Legen Sie in den Rechnungsdaten einen neuen Zusatz an, geben Sie ihm z.B. die Bezeichnung „Gutschrift“ oder ähnlich.
3. Erfassen Sie zu diesem neuen Zusatz Leistungen mit negativem Vorzeichen, z.B. Normalstunden = -10.

Beim Rechnungslauf werden Sie gefragt, ob nach Zusätzen getrennt werden soll oder nicht. Antworten Sie mit „nein“ (nicht trennen), dann entsteht ein Beleg, auf dem sowohl die ursprünglichen (positiven) - sofern noch nicht abgerechnet - als auch die zusätzlich erfassten (negativen) Leistungen erscheinen. Dieser Beleg kann eine Rechnung sein (wenn das Gesamt-Netto positiv ist) oder eine Gutschrift (wenn das Gesamt-Netto negativ ist).
Wenn Sie mit „ja“ antworten (Zusätze trennen), dann erhalten Sie zwei Belege, nämlich eine Rechnung mit den positiven Leistungen und eine Gutschrift mit den negativen Leistungen.

Das Verfahren kann auch dadurch verfeinert werden, dass Sie bereits im Auftrag eine Leitungskategorie „Gutschrift“ (o.ä.) anlegen und die abweichenden Rechnungsdaten dann in diese Leistungskategorie eingeben. Die Leistungskategorie „Gutschrift“ muss dann den Modus EUR/Stunde erhalten und denselben Preis wie der normale Stundenverrechnungssatz. So können auf einem Beleg positive und negative Werte direkt untereinander erscheinen und vom Kunden sofort zugeordnet werden.

Diese Methode ist z.B. dann empfehlenswert, wenn Sie Mitarbeiter auf Probe arbeiten lassen und die so gearbeiteten Stunden als Bonus auf dem Rechnungsbeleg erscheinen lassen wollen.